Het klinkt vanzelfsprekend dat een evenement een mediakit heeft. Dit blijkt in de praktijk niet zo te zijn. Ik heb tientallen, misschien wel honderden voorbeelden gezien waarbij er een persbericht werd verstuurd, met een foto in de bijlage (of zelfs alleen tussen de alinea’s in het bericht) en that’s it.
Vanuit mijn ervaring als journalist weet ik wat ik lekker vind om te ontvangen, wat ervoor zorgt dat ik snel een bericht kan schrijven. Dat is het punt; je moet het de journalist zo makkelijk mogelijk maken om over je te schrijven of om je op wat voor manier dan ook aandacht te geven.
Als marketeer wil je dat jouw event zoveel natuurlijk mogelijk media-aandacht krijgt. Ik heb in de afgelopen tien jaar ontzettend veel perskitten gemaakt. In dit document leg ik uit hoe die zijn opgebouwd. Doe er je voordeel mee!
Wat zit er in een mediakit/perskit waardoor je makkelijker aandacht kan genereren?
Mappenstructuur:
Beeldmateriaal (hier zitten de mappen foto’s en video in)
Persberichten
Social media content
Logo’s
Algemeen document met info
Dat ziet er dan zo uit: (lees verder onder het plaatje)
Software:
Er zijn verschillende softwareprogramma's beschikbaar om de mediakit te delen, zoals Dropbox of Onedrive. Ik heb echter nog nooit met iets fijners gewerkt dan Google Drive. Het heeft weinig klikt nodig, het is zeer gebruikersvriendelijk en werkt als een malle. Het enige wat je hoeft te doen is een mapje maken, op 'delen' klikken en ervoor zorgen dat iedereen met de link het kan 'viewen', zonder dat ze kunnen editen. Met deze eenvoudige stappen is de mediakit klaar om te worden gedeeld met de media.
Inhoud van de mappen
Foto's:
Maak hierin twee mappen aan voor foto's, namelijk artiesten en sfeerbeelden. Zorg ervoor dat elke bestandsnaam de naam van de fotograaf, de naam van de artiest en het jaartal bevat. Voeg ook foto's toe in zowel liggend als staand formaat om ze geschikt te maken voor gebruik op social media. Het is heel belangrijk dat de foto’s niet te groot en zwaar zijn. Maximaal 2048 pixels (lange zijde). Je kunt eventueel nog een paar foto’s high res toevoegen (in een apart mapje). Waarom? Grote foto’s zijn vreselijk om te gebruiken. Voor web zijn ze veel te groot, waardoor je de journalist dus vraagt om zelf even uit te zoeken hoe die het moet verkleinen. Doet dit niet alsjeblieft.
Video’s:
Heb je een trailer van je event (bijvoorbeeld met beelden van een eerdere aftermovie), zet die dan hierin. Heb je graphics/teksten in je video? Zorg altijd dat er ook een versie is zonder. Geloof me, dat wil je. Er zijn heel veel media die het willen benoemen en laten zien in bijvoorbeeld een bredere video, of binnen hun visuele identiteit, die niet jouw branding erop willen hebben, of de tekstlayers.
Persberichten:
Maak een persbericht in een Word-document en ook als PDF. Plaats de belangrijkste informatie, zoals de locatie, datum, tijden, ticketprijs en een korte beschrijving van het evenement, bovenaan. Zorg ervoor dat het persbericht goed geschreven en zonder spelfouten is. Voeg ook statistieken, interviews en quotes toe om de aantrekkelijkheid van het evenement voor de media te vergroten. Benoem ook de URL’s van je social mediakanalen en eventueel de hashtag waar je gebruik van maakt. Maak het vooral niet te moeilijk. Niet alleen journalisten scannen, maar je bezoekers ook.
Social media content:
Maak een aparte map met afbeeldingen en video's die geschikt zijn voor social media. Zorg ervoor dat alle afbeeldingen en video's van goede kwaliteit zijn (max 2048 pixels aan de lange zijde) en het evenement goed vertegenwoordigen. Overweeg om creatieve multimedia-elementen toe te voegen, zoals infographics of animaties, om de aandacht van de media te trekken. Hou er rekening mee dat er ook veel verticale content beschikbaar moet zijn, voor Insta stories en TikTok.
Logo's:
Zorg dat het logo van het evenement beschikbaar is in verschillende formaten, zoals PNG, JPG en SVG. Dit maakt het voor de media gemakkelijker om het logo te gebruiken in hun artikelen. Het helpt ook als je een zwarte èn een witte versie toevoegd. Nogmaals, maak het ze zo makkelijk mogelijk.
Algemeen document met info:
Maak een algemeen document met informatie over het evenement, zoals de geschiedenis, de visie en missie, de organisatoren en eventuele bijzonderheden. Voeg ook de contactgegevens toe van de persoon die verantwoordelijk is voor de PR en die beschikbaar is om vragen te beantwoorden en meer informatie te geven. Niet alleen een emailadres, maar ook een telefoonnummer. Benadruk dat je goed bereikbaar bent.
Zorg er ook voor dat de mediakit regelmatig wordt bijgewerkt om relevante informatie over het evenement te bevatten en dat de mediakit up-to-date is. Verstuur de mediakit actief naar de media via e-mail (zet het in je handtekening!) of een persoonlijk bericht en zet het uiteraard op de contactpagina van je website.
Bonus tips
- Vertaal ook je persbericht naar het Engels. Er zijn heel veel expat media en het is een kleine moeite om het te vertalen en toe te voegen. Het is ook handig wanneer je internationale gasten wilt uitnodigen of bijv. ambassades wilt vragen die binnen hun netwerk te delen.
- Ja, je kunt in de artiestenmap ook korte bio’s van de artiesten toevoegen. Een beter idee is om dit overzichtelijk en bij elkaar op je website te hebben. Niemand heeft zin 40 aparte bestanden te openen.
- Heb je de structuur goed neergezet? Dan wordt het daarna een stuk makkelijker om bij te houden. Evenement klaar? Persbericht erbij, foto’s van het event erbij en klaar is kees.
- Voeg alsnog 1 foto toe bij je persbericht (lage resolutie) en link door naar je perskit
- Maak een soortgelijke kit voor je team en voor de artiesten, zodat ze makkelijk de content bij elkaar hebben om zelf ook het event via bijv. social media te delen.
Ik zou hier nog veel meer aan toe kunnen voegen. Over formaten en instellingen en welke foto’s in een perskit het beste werken, vanuit welke hoek en wat je wilt overbrengen. Maar ik wilde dit ‘even snel’ schrijven n.a.v. een persbericht die ik ontving. Echter zit ik hier nu al ruim een uur aan te schrijven en telt het meer dan duizend woorden. Het is wel even genoeg zo, haha. Mocht je toch nog vragen hebben, stel ze gerust.
Comments